Il Regolamento Europeo sul Trattamento dei Dati Personali sancisce il ruolo dell’Amministratore di Condominio nel trattamenti dei dati condominiali (condòmini, fornitori, ecc). Le informazioni personali riferibili a ciascun condòmino possono essere trattate per la finalità di gestione e amministrazione del condominio.

L’assemblea di condominio ha la facoltà di nominare l’amministratore “responsabile e garante del trattamento” dei dati personali. Detto conferimento di incarico deve avvenire in maniera formale e attraverso un apposito contratto.

È di fondamentale importanza che il trattamento dei dati personali dei condòmini avvenga nel rispetto dei seguenti principi sanciti dal GDPR:

a) liceità, correttezza e trasparenza; b) limitazione della finalità del trattamento; c) minimizzazione dei dati, che si traduce nell’acquisizione di dati essenziali e pertinenti, d) esattezza dei dati; e) limitazione della conservazione dei dati; f) integrità e riservatezza; g) responsabilizzazione del titolare, intesa come onere di comprovare il rispetto di tutti i requisiti sopra menzionati. Di conseguenza l’amministratore può acquisire le generalità che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio.

Risulta inoltre appurato che l’indirizzo email di una persona fisica, anche ove non riporti per esteso il nome dell’interessato, costituisca un “dato personale” ai sensi della normativa di riferimento. L’indirizzo di posta elettronica, quindi, può essere utilizzato dall’amministratore solo se l’interessato abbia fornito il proprio consenso. Utilizzarlo però non significa divulgarlo a terzi, cioè agli altri condòmini o a soggetti estranei al condominio. Il Garante, quindi, per tutelare la privacy in caso di invii a molteplici destinatari della medesima comunicazione via mail, consiglia di utilizzare la “funzione copia conoscenza nascosta”.